Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung durch MULTIAPEX im Zusammenhang mit dieser Website ist:

Unternehmen

Multiapex GmbH

Anschrift

Apollinarisstr. 11, 40227 Düsseldorf, Deutschland

Geschäftsführer

Abdulmalek Deyab

• Datenschutzkontakt: contact@multiapex.de

Aufruf der Website und Hosting

Wenn Sie diese Website öffnen, werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Abrufs, Browser- und Geräteinformationen, technische Statusmeldungen sowie eine gegebenenfalls vom Browser übermittelte Herkunftsseite. Diese Verarbeitung ermöglicht die Auslieferung der Inhalte, die Fehleranalyse und den Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Website funktionsfähig und sicher bereitzustellen. Ohne die zur Übertragung erforderlichen Daten kann der Abruf nicht erfolgen.

Diese Website unter multiapex.de und der Versand ihrer Formulare werden auf Webhosting von ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf betrieben. Die Website-Dateien, Bilder, Videos und Schriften werden von dieser Hostingumgebung ausgeliefert. Die Webhosting-Server stehen in Deutschland. Technische Empfänger sind die für Hosting, Netzwerk, Sicherheit und E-Mail-Betrieb erforderlichen Dienstleister. MULTIAPEX führt keine Besucherdatenbank und verwendet keine Besucherstatistik.

Im Hostingkonto sind kundenbezogene Zugriffslogs und Besucherstatistiken deaktiviert. Hiervon zu unterscheiden sind technisch erforderliche Betriebs-, Fehler- und Sicherheitsdaten des Hostinganbieters. Deren Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen Betriebs- oder Sicherheitszweck und gesetzlichen Pflichten. Der Anbieter beschreibt seine Verarbeitung in den verlinkten Datenschutzinformationen.

• Datenschutzinformationen von ALL-INKL.COM

Verarbeitung außerhalb des EWR

Die Website lädt ihre Schriften und Medien aus der eigenen Hostingumgebung und bindet keine externen Analyse-, Werbe-, Karten- oder KI-Dienste ein. Ein Formularversand erfolgt über die eigene Hostingumgebung an die vorgesehenen MULTIAPEX-Postfächer; hierfür wird keine externe Formular- oder KI-Plattform eingesetzt.

Bei direkten E-Mails, einer Antwort auf Ihre Anfrage oder dem Öffnen externer Links können weitere Anbieter beteiligt sein, etwa Ihr eigener E-Mail-Dienst. Die deutsche Webhostingumgebung bedeutet daher nicht, dass jede spätere Kommunikation ausschließlich in Deutschland verarbeitet wird. Über eine erforderliche zusätzliche Verarbeitung außerhalb des EWR informieren wir im jeweiligen Zusammenhang.

• Hosting und Datenverarbeitung bei ALL-INKL.COM

Suche, Animationen und lokale Vorbereitung

Die Website-Suche durchsucht einen mit der Seite ausgelieferten Inhaltsindex direkt in Ihrem Browser. Suchbegriffe werden durch diese Suchfunktion nicht an einen Suchdienst oder ein KI-Modell gesendet. Animationen, die Beispieldateien im Agenten-Diagramm und die geöffneten Hinweise werden ebenfalls im Browser gesteuert.

Die eingebauten Anwendungsfunktionen verwenden weder Analyse- noch Marketing-Cookies und speichern keine Eingaben in Local Storage oder Session Storage. Schriften, Bilder und Videos werden als Website-Dateien ausgeliefert; YouTube-Player, externe Kartendienste und Werbepixel sind im Anwendungscode nicht eingebunden.

Beim ausdrücklich gewählten Kopieren wird der vorbereitete Text in Ihre Zwischenablage geschrieben. Browser-Autofill, Download- und Zwischenablageverhalten richten sich zusätzlich nach Ihren Geräte- und Browsereinstellungen. Die notwendige lokale Verarbeitung der gewünschten Funktion stützt sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.

Cookies und Ihre Einstellungen

Wenn Sie „Hinweis merken“ auswählen, speichert die Website das Cookie multiapex_privacy_notice für 180 Tage. Es enthält ausschließlich die Version des Hinweises, keine individuelle Besucherkennung und keine Formularinhalte. Bei einem erneuten Aufruf erkennt die Website daran, dass sie diesen Hinweis nicht erneut anzeigen soll. Die Laufzeit wird durch den bloßen Seitenaufruf nicht verlängert.

Das Speichern dient ausschließlich der von Ihnen gewählten Funktion, den Hinweis zu merken (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Soweit dabei personenbezogene Daten betroffen sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist die Umsetzung Ihrer Anzeigepräferenz. Sie können den Hinweis ohne Speicherung schließen und einen vorhandenen Eintrag jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer entfernen.

MULTIAPEX verwendet keine Analyse- oder Werbedienste. Das Merken des Hinweises ist keine Einwilligung in Tracking, künftige Dienste oder die Datenschutzerklärung. Die Einstellungen betreffen das von MULTIAPEX gesetzte Hinweis-Cookie; sie steuern keine technischen Schutz- oder Anmeldefunktionen der Hostingplattform.

• Cookie-Informationen und Einstellungen

Kontaktformular: prüfen und senden

In den Kontaktbereichen können Sie Ihre Kontakt- und Unternehmensdaten, Auftragsangaben und Nachricht vorbereiten, prüfen und kopieren. Während der Vorbereitung bleiben diese Angaben im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite. Erst mit „Anfrage senden“ werden die geprüften Angaben über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Webserver übermittelt und von dort an contact@multiapex.de zum Versand übergeben.

Die Bearbeitung richtet sich nach den im Abschnitt zu direkten Anfragen erläuterten Zwecken und Rechtsgrundlagen. Die Website legt kein Kundenkonto und keine öffentlich abrufbare Kopie der Nachricht an. Bei einer Störung bleiben Ihre Angaben zur erneuten Prüfung im Browser erhalten. Alternativ können Sie den Text in Ihrem eigenen E-Mail-Programm öffnen und dort selbst absenden.

Die technischen Abrufdaten beim Öffnen der Seite werden hiervon unabhängig wie im Abschnitt zum Hosting beschrieben verarbeitet. Das Vorbereiten oder Kopieren einer Anfrage führt weder zu einem Auftrag noch zu einem Vertragsschluss.

Bewerbungsprofil und beigefügte Dateien

Auf der Seite Jobs & Karriere können Sie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Arbeitsbereich sowie freiwillig Einsatzgebiet, Verfügbarkeit und eine Nachricht ergänzen. Die mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind für die Funktion „Profil prüfen“ erforderlich; die Nutzung der Funktion ist freiwillig.

Sie können bis zu fünf PDF-, JPG- oder PNG-Dateien auswählen, beispielsweise einen Lebenslauf oder Zeugnisse. Jede Datei darf bis zu 5 MB, die gesamte Auswahl bis zu 10 MB groß sein. Dateien bleiben vor dem Absenden in Ihrem Browser; die bloße Auswahl lädt sie nicht auf einen Server hoch.

„Profil prüfen“ formatiert Ihre Angaben zu einer Übersicht. Es erfolgt keine KI-Bewertung, Eignungsprüfung oder automatische Personalentscheidung. Beim Öffnen der Karriereseite wird lediglich technisch abgefragt, ob der Versand verfügbar ist; diese Abfrage enthält keine ausgefüllten Profilangaben und keine Bewerbungsdateien.

Erst mit „Bewerbung senden“ werden Ihre geprüften Angaben und ausgewählten Unterlagen über eine verschlüsselte Verbindung an unseren Webserver übermittelt und von dort geordnet an bewerbung@multiapex.de zum Versand übergeben. Dateien werden für die Übertragung verarbeitet; die Website erstellt keine öffentlich abrufbaren Dateilinks und kein dauerhaftes Bewerberkonto. Eine fertig angezeigte Übersicht ist noch keine eingegangene Bewerbung. Die Bestätigung mit Referenz bedeutet, dass der Mailserver den Versand angenommen hat. Bei einer Störung bleiben Angaben und Dateien zur erneuten Übermittlung im Browser erhalten.

Bitte fügen Sie für diese erste Vorbereitung keine Ausweiskopien, Bankdaten, Gesundheitsunterlagen oder andere nicht benötigte sensible Dokumente bei. Ein Talentpool und eine automatisierte Auswahlentscheidung sind in dieser Website nicht eingerichtet.

• bewerbung@multiapex.de

Schutz der Formulare

Zum Schutz vor missbräuchlichen und doppelten Sendungen prüft der Server die Herkunft der Anfrage, eine zeitlich begrenzte signierte Versandfreigabe, Feld- und Dateigrenzen sowie die Referenz des geprüften Vorgangs. Die IP-Adresse wird für diesen Schutz während der Anfrage verarbeitet; im Schutzspeicher wird eine mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennung verwendet. Inhalte der Nachricht und Bewerbungsunterlagen werden nicht in diesem Schutzspeicher abgelegt.

Versandbegrenzungen gelten für eine Stunde. Minimale Status- und Prüfinformationen gegen doppelte Sendungen bleiben für 48 Stunden gültig und werden bei der nächsten Bereinigung durch einen Versandvorgang entfernt. Die Mailpostfächer unterliegen den gesondert erläuterten Aufbewahrungsregeln. Rechtsgrundlage für den Missbrauchsschutz ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist ein verlässlicher und sicherer Betrieb der Formulare.

Eingehende Bewerbungen per E-Mail

Wenn Sie uns eine Bewerbung senden, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, beruflichen Erfahrungen, Qualifikationen und beigefügten Unterlagen, soweit dies für die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für die Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO hinzu; unser Interesse ist die Wahrung unserer rechtlichen Position.

Zugriff erhalten die Geschäftsführung und die mit der konkreten Bewerbung befassten Personen. Technische Empfänger sind die für E-Mail-Übertragung, Postfachbetrieb und die erforderliche IT-Betreuung eingesetzten Dienstleister. Bewerbungen werden nicht durch ein KI-Modell auf dieser Website bewertet und nicht automatisch in einen Talentpool übernommen.

Wir bewahren Bewerbungsunterlagen für die Dauer des Auswahlverfahrens auf. Nach dessen Abschluss entfällt der Zweck der Auswahlverarbeitung; eine weitere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit sie zur Klärung offener Fragen, zur Wahrung einschlägiger Rechtsansprüche oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Sobald diese Gründe entfallen, werden die Unterlagen gelöscht. Bei einer Einstellung werden die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Unterlagen weitergeführt; für eine darüber hinausgehende Aufnahme in einen Talentpool wäre eine gesonderte freiwillige Einwilligung erforderlich.

Bitte senden Sie nur für Ihre Bewerbung relevante Unterlagen. Besonders sensible Informationen, etwa zu Ihrer Gesundheit, sowie Ausweiskopien oder Bankdaten sind für die erste Kontaktaufnahme nicht erforderlich. E-Mail-Kommunikation ist nicht generell Ende-zu-Ende verschlüsselt; vertrauliche Unterlagen können Sie nach Abstimmung auch auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln.

Direkte Anfragen außerhalb der Formulare

Wenn Sie sich direkt an MULTIAPEX wenden, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontaktangaben und den Inhalt Ihres Anliegens zur Bearbeitung und Rückmeldung. Bei einer eigenen Vertragsanbahnung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Grundlage. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens und sonstigen Anfragen beruht die Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist die sachgerechte geschäftliche Kommunikation. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Die Bereitstellung Ihrer Angaben ist grundsätzlich freiwillig. Ohne einen nutzbaren Kontaktweg und die für das Anliegen erforderlichen Informationen können wir unter Umständen nicht antworten oder ein Angebot vorbereiten.

• contact@multiapex.de

Unterlagen, Unterschriften und Freigaben

Für die spätere interne Dokumentenablage sieht MULTIAPEX einen abgestimmten Ablauf vor: Vor der Übernahme werden die benötigten Unterlagen, ihr Verwendungszweck und die jeweilige Vertrags- oder Einwilligungserklärung erläutert. Die für diesen Ablauf vorgesehenen Dokumente werden nach der erforderlichen Unterschrift und dokumentierten Freigabe in die betriebliche Akte übernommen. Dazu können Vertragsunterlagen, Erklärungen und erforderliche Tätigkeits- oder Qualifikationsnachweise gehören.

Eine Vertragsunterschrift dokumentiert die vereinbarte Erklärung. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung bezieht sich auf einen konkret beschriebenen zusätzlichen Zweck und muss freiwillig sein. Im Beschäftigungsverhältnis sind dabei insbesondere die Abhängigkeit vom Arbeitgeber und die Umstände der Erklärung zu berücksichtigen (§ 26 Abs. 2 BDSG). Eine freiwillige Zusatznutzung wird nicht zur Voraussetzung für die Bearbeitung einer Bewerbung gemacht.

Bereits eingehende Bewerbungen und die zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlichen Angaben werden auf der dafür geltenden gesetzlichen Grundlage bearbeitet. Auch eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht setzt keine zusätzliche Einwilligung voraus. Die jeweilige Grundlage wird vor der betreffenden Erhebung benannt; eine allgemeine Unterschrift erlaubt keine beliebige weitere Nutzung.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, beispielsweise über contact@multiapex.de. Die bis dahin rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt. Eine ausschließlich auf diese Einwilligung gestützte weitere Nutzung endet mit dem Widerruf; notwendige Nachweise und gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden nur auf der jeweils einschlägigen Grundlage weiter gespeichert.

• Datenschutzkontakt für Fragen und Widerruf

Verarbeitung auf eigenen Firmensystemen

Für die weitere Bearbeitung und Aufbewahrung der freigegebenen Unterlagen ist eine interne Ablage auf eigenen Firmencomputern oder einem eigenen Firmenserver in Deutschland vorgesehen. Sie dient der Organisation der jeweiligen Zusammenarbeit, der Vertrags- und Personalverwaltung sowie den erforderlichen Nachweisen. Dieser geplante Ablauf ist noch kein über die Website verfügbares Dokumenten- oder Unterschriftenportal.

Je nach Vorgang erfolgt die notwendige Verarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG für Beschäftigungszwecke, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für eigene Vertragsverhältnisse der betroffenen Person oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Pflichten. Bei geschäftlichen Ansprechpersonen kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Grundlage sein; das berechtigte Interesse ist die Durchführung und Dokumentation der geschäftlichen Zusammenarbeit. Für einen darüber hinausgehenden freiwilligen Zweck gilt die gesonderte Einwilligung.

Der interne Zugriff ist für die mit dem jeweiligen Vorgang befassten Personen vorgesehen. Notwendige Weitergaben, etwa an beauftragte Abrechnungs- oder IT-Dienstleister und gesetzlich berechtigte Stellen, werden vorgangsbezogen bestimmt und erläutert. Bei besonders geschützten Angaben und Nachweisen sind die dafür geltenden zusätzlichen gesetzlichen Voraussetzungen zu beachten.

Die geplante interne Ablage betrifft die von MULTIAPEX übernommenen Unterlagen. Für die vorgelagerte Übermittlung per E-Mail und den Aufruf dieser Website gelten die jeweils oben beschriebenen Verarbeitungen und Empfänger. Vor Einführung eines neuen Dokumentenverfahrens werden die dazugehörigen Informationen an der betreffenden Erhebungsstelle bereitgestellt.

Aufbewahrung und Löschung von Unterlagen

Die Aufbewahrung richtet sich nach Dokumentart, Verwendungszweck und einschlägigen gesetzlichen Pflichten. Eine Unterschrift oder Einwilligung begründet keine unbegrenzte Speicherfrist. Für die interne Ablage gelten folgende Grundsätze:

Bewerbungsunterlagen

Für das Auswahlverfahren und eine danach noch erforderliche Klärung oder Wahrung rechtlicher Ansprüche. Die Einzelheiten stehen im Abschnitt zu eingehenden Bewerbungen; ein Talentpool setzt eine gesonderte freiwillige Einwilligung voraus.

Vertrags- und Personalunterlagen

Für das jeweilige Vertrags- oder Beschäftigungsverhältnis und anschließend nur, soweit der konkrete Nachweis noch erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Es gilt keine einheitliche Frist für die gesamte Akte.

Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse

Für erfasste Unterlagen grundsätzlich zehn Jahre nach § 147 AO.

Rechnungen und andere Buchungsbelege

Für erfasste Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre nach § 147 AO.

Handels- und Geschäftsbriefe

Für erfasste empfangene oder abgesandte Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre nach § 147 AO.

Freiwillige Zusatznutzung und Einwilligungsnachweise

Für den erklärten Zweck und die dazu genannte Dauer. Nach Widerruf endet die einwilligungsbasierte Nutzung; ein erforderlicher Nachweis der Erklärung oder ihrer Rücknahme wird nur für die gesondert begründete Nachweisdauer aufbewahrt.

• Bei den genannten steuerlichen Fristen beginnt die Berechnung grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres des jeweils gesetzlich bestimmten Ereignisses. Offene Steuerverfahren und besondere gesetzliche Vorgaben können eine längere Aufbewahrung erfordern.
• Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf einschlägiger Aufbewahrungspflichten werden die betreffenden personenbezogenen Unterlagen gelöscht. Für ausschließlich aufzubewahrende Nachweise wird die Verwendung auf diesen Zweck beschränkt.

• Gesetzliche Aufbewahrung nach § 147 AO

Empfänger und Aufbewahrung von Anfragen

Innerhalb von MULTIAPEX erhalten diejenigen Personen Zugriff auf eingegangene Anfragen, die das Anliegen bearbeiten müssen. Erforderliche technische Dienstleister und gesetzlich berechtigte Stellen können ebenfalls Empfänger sein. Eine Nutzung Ihrer Anfrage für Werbung oder einen Bewerberpool wird durch diese Erklärung nicht vereinbart.

Anfragen werden gelöscht, sobald ihre Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe oder Erfordernisse zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen fortbestehen. Geht eine Anfrage in einen Auftrag über, richtet sich die Aufbewahrung nach dem jeweiligen Vorgang und den dafür geltenden gesetzlichen Fristen. Rein lokal vorbereitete Formularinhalte werden von MULTIAPEX nicht archiviert.

Ihre Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15–20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Richten Sie Ihr Anliegen an die im Abschnitt „Verantwortlicher“ angegebenen Kontaktdaten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung findet durch die Website-Funktionen nicht statt.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für privatwirtschaftliche Website-Verarbeitungen in Nordrhein-Westfalen können Sie sich an folgende Stelle wenden:

Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postanschrift

Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Deutschland

• Kontakt und Beschwerdemöglichkeit bei der LDI NRW

Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Erklärung betrifft die Website, Kontakt und Bewerbung sowie den hier erläuterten geplanten Umgang mit freigegebenen Unterlagen. Für konkrete Beschäftigungs-, Transport-, Sicherheits- oder Automationsverfahren werden erforderliche ergänzende Datenschutzinformationen vor der betreffenden Erhebung bereitgestellt. Die Einführung eines Dokumentenportals, neue externe Dienste oder ein erneuter Hostingwechsel erfordern eine entsprechende Aktualisierung.